Project Overview
Builtbot adalah perusahaan konsultan konstruksi dan renovasi yang mengelola proyek mulai dari permintaan awal pelanggan, koordinasi desain, pelaksanaan proyek, hingga proses penagihan, akuntansi, dan pengelolaan material.
Proyek ini berfokus pada implementasi sistem ERP terintegrasi untuk memusatkan seluruh aktivitas operasional Builtbot serta memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap proses penjualan, proyek, dokumentasi, keuangan, inventory, dan aktivitas tim.
Solusi ini menghubungkan seluruh proses bisnis dalam satu platform sehingga dapat mengurangi proses manual, meningkatkan efisiensi operasional, dan mempermudah kolaborasi antar tim.
Scope of Work
CRM & Sales Management
Modul CRM digunakan untuk mengelola perjalanan pelanggan mulai dari inquiry awal hingga menjadi opportunity dan proyek.
Proses yang dikelola meliputi:
Pengelolaan lead dan opportunity
Pengelolaan informasi pelanggan
Sales pipeline
Aktivitas dan follow-up pelanggan
Pembuatan dan pengelolaan quotation
Riwayat komunikasi dengan pelanggan
Project Management
Modul Project digunakan untuk mengelola proyek konstruksi dan renovasi mulai dari tahap perencanaan hingga penyelesaian proyek.
Fitur dan proses yang dikelola meliputi:
Pembuatan dan pengelolaan proyek
Project stage dan milestone
Task management
Pengelolaan deadline proyek
Pembagian tugas kepada tim
Monitoring progress proyek
Integrasi dengan timesheet
Monitoring biaya proyek
Design & Document Management
Sistem document management digunakan sebagai pusat penyimpanan dan pengelolaan dokumen desain maupun dokumen proyek.
Dokumen yang dapat dikelola antara lain:
Gambar arsitektur
Design concept
Floor plan
Spesifikasi proyek
Referensi material
Dokumen approval pelanggan
Kontrak proyek
Dokumentasi progress proyek
Dengan sistem ini, seluruh dokumen proyek dapat disimpan secara terstruktur sehingga tim dapat lebih mudah menemukan, mengakses, dan menggunakan dokumen terbaru.
Invoicing
Proses invoicing terintegrasi dengan proses sales dan project sehingga penagihan dapat dilakukan berdasarkan aktivitas dan kebutuhan proyek.
Fitur yang mencakup:
Pembuatan invoice pelanggan
Progress billing
Monitoring invoice
Monitoring status pembayaran
Riwayat penagihan pelanggan
Integrasi dengan accounting
Accounting
Modul Accounting digunakan untuk mengelola aktivitas keuangan Builtbot secara terpusat.
Proses yang dikelola meliputi:
Account receivable
Account payable
Transaksi bank dan kas
Pengelolaan invoice
Pencatatan pembayaran
Laporan keuangan
Monitoring transaksi yang berkaitan dengan proyek
Inventory Management
Inventory digunakan untuk mendukung pengelolaan material yang digunakan dalam proyek konstruksi dan renovasi.
Proses yang dikelola meliputi:
Pengelolaan produk dan material
Monitoring stok
Warehouse management
Penerimaan material
Pengeluaran dan pengiriman material
Inventory adjustment
Monitoring ketersediaan material
Timesheet Management
Timesheet digunakan untuk mencatat waktu kerja tim dan menghubungkannya dengan proyek maupun task yang dikerjakan.
Fitur yang mencakup:
Pencatatan timesheet karyawan
Time tracking berdasarkan proyek
Time tracking berdasarkan task
Monitoring effort proyek
Pencatatan jam billable dan non-billable
Analisis biaya berdasarkan waktu kerja
Integrated Business Flow
Lead → Opportunity → Quotation → Project → Design & Documents → Project Execution → Timesheet → Materials & Inventory → Invoice → Accounting
Alur terintegrasi ini memungkinkan Builtbot mengelola seluruh proses bisnis dalam satu sistem dan menggunakan satu sumber data yang terpusat.
Key Benefits
Implementasi sistem memberikan beberapa manfaat utama bagi Builtbot:
Memusatkan seluruh aktivitas operasional dalam satu platform
Meningkatkan visibilitas terhadap progress proyek
Menyediakan pengelolaan dokumen proyek yang lebih terstruktur
Meningkatkan kontrol terhadap aktivitas keuangan
Memberikan visibilitas inventory secara real-time
Mempermudah monitoring waktu kerja tim
Mengurangi proses administrasi secara manual
Mengintegrasikan proses sales, project, inventory, dan accounting
Meningkatkan kolaborasi antara tim bisnis dan tim proyek
Project Outcome
Implementasi ini memberikan Builtbot sebuah sistem digital terintegrasi yang dirancang mengikuti proses bisnis perusahaan konstruksi dan renovasi.
Dengan menghubungkan CRM, project management, document management, inventory, timesheet, invoicing, dan accounting dalam satu platform, Builtbot dapat mengelola proyek secara lebih terstruktur, meningkatkan efisiensi operasional, serta memiliki kontrol yang lebih baik terhadap data operasional dan keuangan.
Technology
Odoo ERP · CRM · Project · Documents · Accounting · Invoicing · Inventory · Timesheets